DOMA.AI · УМНЫЙ ДОМ · 2026

КАК Я ПЕРЕДАЛ
ВЫПУСК ЛИЦЕНЗИЙ
КОМАНДЕ ПРОДАЖ

Раньше менеджер присылал мне данные для клиентской лицензии. Я менял их в графическом макете, проверял вёрстку и отправлял PDF. Поскольку запросы повторялись, сделал сервис: теперь менеджер заполняет Excel, проверяет результат и скачивает лицензию сам.

МОЯ РОЛЬ

Заметил повторяющуюся задачу, разработал сервис, Excel-шаблон и инструкции для коллег.

ПОЛЬЗОВАТЕЛИ

Команда продаж умного дома. Лицензии нужны её клиентам, в том числе застройщикам.

ИЗМЕНЕНИЕ

Менеджер получает PDF без отдельного запроса на ручную сборку в маркетинг.

ЧТО ЗА ЛИЦЕНЗИЯ

Право использовать систему «Умный дом»

Клиент получает одностраничную лицензию на право использования системы «Умный дом» Doma.ai. В PDF указано, какой организации и для какого объекта она выдана, какие продукты входят в лицензию, её номер, дата и подписант. Продажи передают клиенту этот документ как подтверждение состава лицензии.

01 / СКРИНКАСТ СЕРВИСАСТАРТОВЫЙ ЭКРАН · 00:11

Сервис собирает такую клиентскую лицензию из Excel: менеджер загружает файл, проверяет данные и скачивает PDF.

01 / КОНТЕКСТ

Один макет, свой состав для каждого клиента

Лицензии оформляют по одному образцу, но данные в них разные. Для одного объекта в список входят учёт ресурсов и мобильная домофония, для другого — иной набор продуктов. Меняются также организация, номер, дата и подписант. Поэтому готовый PDF нельзя просто взять из предыдущего запроса.

Исходные сведения были у менеджера, а выпуск документа зависел от меня: я переносил их в макет и проверял, поместились ли названия на странице. Продажи обращались в маркетинг даже тогда, когда все данные для лицензии уже были готовы.

02 / ПРЕЖНИЙ ПРОЦЕСС

Один запрос проходил через две команды

БЫЛО / РУЧНОЙ ВЫПУСК

01Менеджер собирает реквизиты и отправляет запрос мне.
02Я меняю данные и продукты в графическом шаблоне.
03Проверяю вёрстку, экспортирую PDF и отправляю менеджеру.

СТАЛО / САМОСТОЯТЕЛЬНЫЙ ВЫПУСК

01Менеджер заполняет строки в Excel-шаблоне.
02Сервис проверяет данные и показывает будущие документы.
03Менеджер скачивает PDF или архив с лицензиями.

03 / ЗАДАЧА

Дать продажам способ выпускать лицензии самим

Нельзя было просто переслать команде графический шаблон. В нём легко пропустить продукт, ошибиться в реквизитах или не заметить, что длинное название организации не помещается на странице. Я решил оставить ввод данных в Excel, а проверку и PDF-вёрстку отдать сервису.

УСЛОВИЕ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ

Если строка заполнена с ошибкой, менеджер должен увидеть, где её исправить. Если данные верны, он должен посмотреть документ до скачивания.

04 / РЕШЕНИЕ

Собрал процесс вокруг Excel и проверки

Закрепил формат данных. На листе «Лицензии» менеджер указывает номер, дату, организацию, объект, подписанта и продукты. Лист «Справочник» хранит значения для выпадающих списков. Одна строка даёт одну лицензию.
Поставил проверку перед PDF. Сервис показывает номер строки и колонку с ошибкой. Менеджер исправляет исходную таблицу и загружает её снова; сервис не меняет реквизиты за него.
Оставил просмотр перед выпуском. Проверенные данные и будущий PDF видны до скачивания. Если текст не помещается в утверждённый макет, сервис останавливает выпуск.
Учёл запросы на несколько документов. Одна заполненная строка превращается в PDF, несколько — в ZIP с отдельными PDF. Лимит одной загрузки — 20 лицензий.
Написал инструкции для исключений. В сервисе есть памятки по заполнению файла и по добавлению продукта или подписанта, которых нет в справочнике.

Демонстрационный Excel-файл с двумя строками лицензий: номер, дата, организация, объект, подписант и продукты — Демонстрационный файл. Две строки в Excel — две будущие лицензии.

05 / СЦЕНАРИЙ МЕНЕДЖЕРА

Заполнить → проверить → скачать

Менеджер скачивает шаблон, заполняет файл и загружает его в сервис. Сначала он видит проверенные строки, затем — сами лицензии. После просмотра собирает PDF и скачивает результат.

01ТАБЛИЦАреквизиты и продукты

02ПРОВЕРКАошибки по строкам

03ПРОСМОТРбудущий PDF

04СКАЧИВАНИЕPDF или архив

Две строки демонстрационных данных прошли проверку в сервисе — Сервис показывает обе проверенные строки с реквизитами, продуктами и подписантами.

Предпросмотр двух лицензий в сервисе после проверки данных — До выпуска можно открыть каждую лицензию и проверить её глазами.

Экран успешного выпуска двух лицензий с кнопкой скачивания архива — Для двух лицензий сервис предлагает скачать архив с двумя PDF.

06 / ДЕМОНСТРАЦИЯ

От двух строк Excel до двух PDF

В минутной демонстрации — полный выпуск лицензий на вымышленных данных: заполнение таблицы, проверка, просмотр, скачивание архива и открытие PDF на компьютере.

01:00 · демонстрационные данные · звук включается в плеере

07 / РЕЗУЛЬТАТ

Продажи выпускают документы без заявки в маркетинг

Теперь менеджер может подготовить одну лицензию или целую подборку, проверить её и скачать готовые документы. Мне больше не нужно открывать макет и вручную собирать PDF по каждому запросу.

Формат лицензии при этом не зависит от того, кто заполнил таблицу: сервис проверяет одни и те же поля и собирает PDF по утверждённому макету.

Пример готовой одностраничной лицензии Doma с демонстрационными данными

08 / ВЫВОД

Убрать себя из повторяющейся операции

Я зафиксировал формат входных данных, добавил проверку и передал выпуск документов продажам. Теперь следующий запрос заканчивается PDF у менеджера, не попадая в очередь ручных задач маркетинга.